Social intranet: елегантното комуникационно решение за бизнеса

To read the article in English, click here.

Обменът на информация играе важна роля във всяка компания. Колкото повече служители са в течение със събитията на компанията – планове за развитие, събития, новини – толкова по-вероятно е тези служители да се чувстват част от компанията. От друга страна, служители, които не са добре информирани или биват информирани със задна дата за дадени събития, е по-вероятно да се почувстват игнорирани. Това може да доведе до неудовлетворение в дългосрочен план. Компании, чиито служители са разпръснати на различни места или пътуват често трябва да противодействат на тези настроения своевременно. От години класическите вътрешни мрежи (интранет) се считат за най-доброто решение на този проблем, но сега тази технология напредва и се популяризира още повече.

Какво е социален интранет?

Първите интранети са създадени още по времето, когато първите компютри си проправят път в ежедневието на хората. Това са вътрешни фирмени мрежи, които се характеризират с това, че не са публични и могат да бъдат използвани само от определени потребители, на които е осигурен достъп. Освен административни предимства като например регулиране на интернет достъпа и максимален контрол над сигурността, интранетът предлага и възможността да се достигне до всички служители бързо и лесно. По този начин мениджмънтът притежава практически инструмент под формата на фирмани мрежи, които се ползват за обмяна на фирмена информация – най-често под формата на редакционни коментари.

Но откакто чат платформите и социалните мрежи промениха из основа цифровата комуникация, традиционният интранет модел с по-скоро статичната си йерархична структура, загуби голяма част от влиянието си. Новите способи за интерактивна комуникация в реално време са компоненти от модерния интранет, който все още се ползва в бизнес средите и работят доста сходно със социалните мрежи. Затова са известни и като социални иннтранети.

Кои компоненти определят социалния интранет?

Социалните интранети са крайъгълният камък на всяка отворена фирмена култура. Чрез оптимално структуриране, всеки служител трябва да получи релевантна информация в най-кратки срокове. Основаната идея на социалната мрежа е всеки служител да взема участие и да допринася за развиването на мрежата. По този начин мениджмънтът не само получава ценна обратна връзка, но и бива освобождаван от част от задълженията си. Благодарение на социалните интранети, служителите могат да поемат инициатива безпроблемно, екипите могат да се организират сами, а същевременно платформата може да осигури достъп до ценни работни материали.

Въпреки, че повечето интранети са съобразени със специфичните нужди на компаниите, които обслужват, те имат няколко общи елементи, които ще разгледаме в следващите редове.

Лента с новини (Newsfeed): Често се определят и като „потоци на активност“ . Те са основен компонент от социалния интранет. Те осигуряват актуална фирмена информация за всички отдели. Статиите в лентата с новини са подредени по дата и с тях се борави лесно. Потоците информация често са представени под формата на блог, въпреки че не е необходимо редакторски екип да се ангажира да работи по статиите. За разлика от традиционните интранети, служителите могат директно да реагират на нови съобщения през функцията за коментари.

Потребителски профили и групи: Компонентът, който е най-известен в социалните мрежи, е създаването и поддържането на потребителски профили. Профилите могат да бъдат добавяни към специфични групи, като например даден проект или цял отдел. По-лесно е да се обсъждат теми в малък кръг и да се обявяват новини, които няма да са полезни на всички служители. Групите често имат и своя лента с новини, освен главната такава.

Чат: В добавка към платформите за съобщения за компанията и отделните екипи, социалните интранети предлагат и техен собствен чат, която служи за по-бърза алтернатива на класическия имейл трафик. Следователно няма значение колко души взимат участие в разговора. Разбира се, могат да сеправят различни групови чатове, съответстващи на отделните екипи или отдели.

Календар: Въпреки всички комуникационни канали, предлагани от една добра корпоративна комуникационна мрежа, календарът винаги е задължителен. Той помага да се следят всички важни срещи – независимо дали е среща с екипа, бизнес обяд или краен срок. Допълнителна функция може да бъде и достъпа до календари на Ваши колеги, ако те Ви дадат достъп, разбира се.

Единно хранилище за файлове: За добро взаимодействие в дадена компания не е важен само добрият обмен на информация. Управлението на документи е също толкова важно.

Функции за търсене: По принцип един социален интранет служи за комуникация и взаимодействие между участниците в мрежата. Въпреки че тези мрежови компоненти формират най-добрата възможна основа, не е лесно да следите всички разговори, файлове, статии, хора, които се споменават и т.н. Затова функсията за търсене трябва да е важна част от социалния интранет.

Подходящ софтуер също е необходим за качественото внедряване на компонентите от социалния интранет. За да се постигне това, могат да се закупят индивидуални програми за различните цели, които да бъдат координирани помежду си. Друг вариант е инструментът Jive-n, който интегрира цялостна социална платформа  в бизнес структурата.

Предимства на интранет в бизнеса

Социалният интранет може бързо да се отплати на компания, заради следните причини: първо и най-важно е оптимизирането на външните и вътрешни фирмени процеси. Интранетът спомага за редуцирането на имейл комуникацията и времето за провеждане на срещи. Възможността да се организират процеси и да се интегрират всички важни инструменти на едно място, това увеличава и продуктивността на отделния служтел. Няма значение дали се намират в компанията, у дома или на среща някъде другаде. Освен повишената ефективност и подобреното взаимодействие, интранетът намалява и разходите трайно.

Друго предимство на социалния интранет е, че може да оформи дадена компания и да тласне скоростно развитието й. Възможността за диалог, особено с мениджмънта, засилва чувството за цялост и има позитивно влияние върху мотивацията и инициативността на служителите. Похвали, критики и креативни идеи биват изразявани бързо и лесно, което улеснява работата на тийм лидерите.

Кои компании могат да се възползват от социален интранет?

Компаниите се различават не само по отношение на философията си, но и по отношение на структурата и размера си. Когато става въпрос за интегриране на оптимално решение за цифров нетуъркинг на служители, това трябва да доведе до успех. Докато подробен интранет модел е печеливш за дадена голяма компания или корпорация, то малките компании могат да подобрят ефективността си само с определени елементи. Колко точно един социален интранет би могъл да бъде от полза на Вашата компания, не може да бъде определено от броя служители.

От какви компоненти имате нужда зависи от изискванията Ви към социалната мрежа. Важният въпрос е следният – ккакво целим, представяйки социалния интранет? В много случаи основните структури вече са създадени и имат нужда само от някои фини настройки. Това може да значи и че услуга за съобщения не е нужна, защото подобен софтуер вече се използва. Важен аргумент за интегрирането на социален интранет е възможността за бързо обучение и интеграция на новите служители в работната среда.

Ето няколко причини за интегриране на социален интранет:

• Количеството изпратени мейли в компанията Ви е твърде голямо.
• Твърде много време се губи в срещи и вземането на решения става бавно.
• Част от работната сила не е ефикасно информирана относно моментното състояние и посоката на развитие на компанията.
• Служителите не могат да изразят питесненията и критиките си относно работния процес или да споделят идеите си.
• Знанието за определени операции в компанията са обвързани само с един или малък брой служители в компанията
• Служителите работят от различни места или от къщи и пътуват постоянно.
• Твърде сложно откривате определени лица за контакт, за да решат проблем.
• Споделянето, редакцията и управлението на документите е станало сложен процес.